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Criei software personalizado quando fui primeiro chefe de Gabinete da deputada estadual Maria Lúcia Amary (PSDB). A ferramenta a ajudou a fazer gestão política do mandato e a formar equipe de excelência.

Após a primeira eleição para deputada estadual de Maria Lúcia Amary (PSDB), que hoje concorre pela primeira vez à Prefeitura de Sorocaba, fui escolhido o seu primeiro chefe de Gabinete. Uma das minhas primeiras atitudes no cargo foi criar um software de gestão, que permitiu a ela gerenciar todas as atividades do seu mandato.

Nunca tinha feito algo semelhante antes, mas senti a necessidade por sua condição de marinheira de primeira viagem e pela característica da parlamentar de ser perfeccionista. Precisava dar a ela um instrumento que conferisse segurança e ao mesmo tempo eficiência sobre o quanto o seu trabalho funcionava.

O software funcionava da seguinte maneira: os 16 funcionários diretos do gabinete que eu comandava eram obrigados a alimentar com dados do que estavam fazendo e dois deles, com função de secretaria, ainda acrescentavam informações vindas de outros oito funcionários indiretos do suporte ao mandato em campo.

Cada um colocava no programa aquilo que fazia dentro da sua área de atuação. Por exemplo, assessores que atendiam ao público relatavam o caso apresentado pelo cidadão, segmentado por área. Tinham de colocar quando foi apresentado, o que fizeram, quais os resultados obtidos, os retornos dados e o estágio atual.

Os funcionários que elaboravam propostas legislativas faziam o mesmo, classificando o projeto ou a ação por área (saúde, educação, assistência social, etc.). Depois diziam quando apresentaram, fontes buscadas para tal, de quem era a reivindicação, se havia algo já em vigor e o estágio da proposta.

Até mesmo funcionários com funções mais modestas, como motoristas, relatavam se haviam feito transporte de pessoas ou documentos, com que fim, quais os resultados alcançados e datas. Os assessores com função de secretaria ainda relatavam o movimento de correspondências, agenda e eventos do mandato.

Com base nessas informações registradas em relatórios diários e nos meus relatos também diários em reuniões com a deputada, ela conseguia saber o que o seu gabinete estava fazendo e o caso individual de cada eleitor, de cada projeto ou ação e com quem deveria falar de forma mais imediata para providências.

Isto dava a ela a segurança de que precisava para falar com os eleitores e lhes dar uma reposta, para discutir projetos com colegas ou falar sobre eles em entrevistas e com apoiadores. Ou seja, depois do software, mesmo sendo iniciante, a parlamentar falava como veterana e conseguiu avançar mais rapidamente.

O software não retirava evidentemente o trabalho de assessoria, que é fundamental, mas permitia uma profissionalização dele. Em geral, gabinetes políticos abrigam apoiadores, que nem sempre são profissionais ou com alguma formação. Esse controle fazia a relação nesses casos ser mais eficiente e eficaz.

Encontrei resistências enormes dos funcionários. Achavam que era trabalhoso demais abastecer o soft e que ele era uma bobagem do ponto de vista político. Não foi fácil. Eu era o único entusiasta da ideia, claro com o apoio da deputada. Os demais queriam mais é acabar com a iniciativa ou demonstrar rápido um fracasso dela.

O software acabou sendo eficiente exatamente por permitir à parlamentar um controle da atividade de todos os funcionários e saber quem exatamente estava trabalhando e quem não. Fizemos várias trocas logo no início, o que transformou a equipe que ficou em um grupo de excelência interna e externamente.

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